5 cambios sencillos que me han ayudado a incrementar mi productividad

En el pasado fueron muchas las veces que dije o pensé estoy saturado. Sin embargo, no fue hasta el primer trimestre de este año que me di cuenta que antes me quejaba de vicio. Al final llegué a un punto de no tener fines de semana, no ver televisión, estar contestando mails 3 minutos después de haberme levantado, no actualizar mi blog por más de dos meses y perder mucho contacto con los amigos y la calle en general.

En el último mes y medio he cambiado decenas de cosas y ahora, ya veis, trabajando incluso con más clientes que antes, tengo tiempo para de vez en cuando escribir anotaciones, rediseñar, usar twitter y afortunadamente, muchas otras cosas más.

Me encantaría poder contar absolutamente todo, pero aparte de que hay cosas que prefiero guardarmelas para mi, no todo es muy “exportable”. Ahora bien, hay algunas cosas que si que puedo recomendar y que me están ayudando mucho.

• Consolidar las fuentes de información que tienen que ver con mi trabajo. Durante meses he estado manejando mi correo electrónico via web. Gmail Profesional y una segunda cuenta en Gmail. Aparte, tenía a Basecamp enviandome notificaciones por correo. Ahora lo tengo todo consolidado en un solo lugar, gracias a Thunderbird 2.0, en el que tengo todo mi correo y además estoy suscrito únicamente a los feeds de goplan (siguiente punto explico más) que es mi gestor de proyectos. Otro día si hay tiempo podría dar más detalles de cómo le saco partido a todas las características de Thunderbird.
• Usar un gestor de proyectos que se ajustara a mis necesidades. Pese a que me disgustan algunas políticas de 37signals me ha costado muchísimo deshacerme de Basecamp. Lo intenté primero con Joyent y ActiveCollab pero no se adecuaba bien, le faltaban cosas. Después de mucho probar el ganador ha sido Goplan. Tiene practicamente lo mismo que basecamp, es más barato (aunque el precio no ha sido un criterio de selección) y tiene un maravilloso sistema de tickets, que lo estaba necesitando mucho para dar mejor servicio a nuestros clientes. Así que, buscad lo que más os sirva, no lo que sea más bonito o barato.
• Un monitor más grande (y con más resolución). Dos pantallas incrementan la productivdad, un monitor bien grande a mi ha servido más que tener varios. Pasé de estar trabajando con los 17″ del powebook + los 19″ de un Flatron a usar casi de forma exclusiva el Apple display de 23″. Con la suficiente resolución (1920×1200) la necesidad de dos monitores decrece. Aún así, si encima puedes combinarlo todo, mejor. Gracias a Synergy tengo ahora los tres monitores controlados por un único teclado y ratón (el de 19″ quedó conectado a un PC).
• Dejar Safari y pasarme a Firefox. Jamás pensé que escribiría eso, pero ahora que lo hice no me arrepiento. Safari es una maravilla para navegar ocasionalmente, pero firefox (si tienes buena máquina) tiene mucho más potencial. Ya solo por el nuevo plugin de del.icio.us y el de web developer vale la pena el cambio.
• Lo más importante, optimizar mi entorno de trabajo. Todas las otras cosas descritas pueden hacerse relativamente rápido, pero hay algo que me ha llevado casi un mes: fabricarme el despacho perfecto. La perfección es algo subjetivo, así que lo primero que tienes que saber es qué consideras que es necesario para que tu entorno de trabajo sea ese lugar idílico e inspirador. En mi caso, lo más importante es el orden. No me mal entiendan, no me refiero solamente a tener una mesa tan despejada como sea posible, sino hablo de orden meticuloso y sostenible. Ahora mismo, no tardaría ni 30 segundos en encontrar cualquier cosa que pueda necesitar mientras trabajo: un driver, un cable, un adaptador, un post-it, un número de teléfono, una cifra, lo que sea. Yo antes me conformaba con tener una idea de dónde estaban las cosas, pero hay un abismo entre eso y saber exactamente dónde está lo que necesitas.

Hay quien podría pensar que el último cambio no es sencillo. No lo es, si piensas que sencillo es lo mismo que rápido. Yo todos los días durante un mes dedicaba una hora al día a asegurarme que no hubiera un CD/DVD sin etiquetar, luego a separarlos por contenido, luego a buscar un sitio donde guardarlos y donde poder guardar todo lo que vaya a grabar en un futuro. Así con todo, todo, todo. No es difícil, tedioso tal vez, pero ha sido lo mejor que he hecho en los últimos años. Hacedlo y no os arrepentiréis.

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Como ajustar tus horarios durmiendo más en vez de menos

He visto en muchas ocasiones como los profesionales independientes dedicados a las nuevas tecnologías solemos tener problemas importantes con los horarios, especialmente aquellos que trabajan desde casa o que luego alargamos la jornada en casa.

Existen muchos motivos por los que se te desajustan los horarios, para mi es frecuente cuando la carga de trabajo es importante, metes horas y horas por la noche, que todo está tranquilo y dos semanas cuando has terminado el proyecto tienes los horarios totalmente al reves.

El método más típico

Hasta hace unos años, para mi era normal intentar corregir esta situación “empalmando” un día con otro, privarse de sueño durante muchísimas horas e intentar aguantar hasta el día siguiente. Este método me funcionó bien hasta los 25 años, pero ahora que rondo los 30 me es muy difícil aguantar sin dormir y si lo consigo el 90% de las veces tengo los horarios como estaban dos días más tarde.

Si te ha llevado una semana o más tener desajustados los horarios es normal no poder cambiarlos de un día a otro

Cómo veía que así no podía cambiar mis horarios durante un par de años estuve probando distintos métodos, todo lo que se me ocurría, hasta que por fin encontre un sistema que funcionó todas las veces que lo puse en práctica.

Dormir más en vez de menos

Os pongo un gráfico en el que se resume el método, a continuación lo describiré con más detalle:

A la izquierda tenemos el horario que queremos corregir. Si a alguien le parece exagerado, os puedo asegurar que no lo es y no sólo hablo de mi caso.

El principal problema de este método, sino sería sencillamente perfecto, es que necesitas al menos 3 días donde puedas permitirte dormir mucho, así que para hacerlo más accesible a todo el mundo he puesto un ejemplo en el que “invetiríamos” nuestro fin de semana en recuperar los horarios.

El primer día intentaremos aguantar dos o tres horas más antes de ponernos a dormir. En vez de dormir las horas que acostumbramos a dormir, cuando te despiertes haz lo que sea para seguir durmiendo, no hace falta que el sueño adicional sea muy profundo o muy continuo. Lo importante es que logremos dormir entre 10 y 12 horas.

Ahora, todo lo que tenemos que hacer es repetir el ciclo, aguantar hasta que tengamos mucho sueño al día siguiente, dormir y de esta manera ir trasladando gradualmente nuestros horarios hasta nuestro objetivo. El último día conviene poner un despertador a la hora “objetivo”.

Algunas cosas a tener en cuenta

En primer lugar, sino tienes buenos motivos para cambiar tus horarios, no lo intentes, pierdes tu tiempo. Hay mil buenos motivos para cambiarlos, todo (absolutmente todo) es mejor si te levantas a las 8 de la mañana que si lo haces a las 8 de la tarde.

Me ha pasado, que una vez que llego a mi hora objetivo, pongamos por ejemplo que era las 7 de la mañana, al día siguiente me despierto a las 5:30 am. Eso es porque los malos horarios que teníamos todavía nos están influyendo. Es importante buscar una manera de volver a dormir esa hora y media que te falta, sino podrías llegar a perder todo lo logrado.

Este método es recomendable si tienes un desfase importante en el horario, si es un desfase de 2 o 3 horas, la privación de sueño podría ser más sencillo y práctico.

Por último, no soy médico, me baso en experiencias propias y por supuesto no me hago responsable de efectos secundarios. Ahora, realmente sienta bien este método, en mi caso está muy probado y hasta ahora ha tenido una eficacia del 100% y como se que no es agradable tener problemas con los horarios decidí compatirlo y sinceramente deseo que os sirva.

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Powered by MacBook Pro 17″

Hace algo más de un año invertí bastante dinero en renovar todas las máquinas del estudio con tan mala fortuna que semanas más tarde se hizo oficial el cambio de Apple a los procesadores Intel.

Tuve que esperar hasta hace un mes para poder comprobar qué tal se desempeñaban las nuevas máquinas y como además tenía que renovar mi Powerbook pues acabé haciendo lo mismo que la última vez, comprar el portatil más potente que tenían.

Primeras impresiones

El Macbool Pro 17″ viene con un procesador Core 2 Duo de 2.33Ghz y 2GB de ram de serie. Es una mala bestia. Desde el primer encendido noté la diferencia de velocidad con el resto de mis máquinas.

La pantalla me gustó mucho, altísimo contraste y una excelente resolución (1680×1050). Hay una diferencia importante con respecto al Powerbook y se reducen considerablemente las dificultades que tenía antes cuando me encontraba en lugares con mucha luz solar.

La otra cosa que noté enseguida: se caliente mucho y muy rápido. Al principio incluso me asusté, ahora ya me he acostumbrado. Sería un problema mayor si no fuera porque en general uso la máquina como workstation con un monitor externo, porque si tuviera la intención de usarlo sobre las piernas de forma regular probablemente acabaría necesitando un traje ignifugo de los que usan los vulcanologos.

Resumiendo: Mucha potencia, gran rendimiento, buena pantalla y calor excesivo.

Una nota sobre Parallels

Quería aprovechar para comentar lo maravillado que estoy con Parallels.

La primera vez que lo instalé y lo configuré no podía creerme lo rápido que me cargó el Windows XP y una vez que instalé los extras que mejoran la integración y que permiten el uso del “Coherence mode” me quedé sin palabras. ¡Qué placer!.

Realmente es un programa que vale la pena tener y que me ha ayudado notablemente a mejorar mi rendimiento trabajando.

Da gusto saber que gracias a este programa ya nunca más me veré en la necesidad de volver a comprar un “PC para pruebas”.

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Adios 37signals, hola Joyent

Hace unos días Pedro me comentó que estaba involucrado en el desarrollo de Joyent y que estaban a punto de introducir mejoras sustanciales dentro de la aplicación.

En aquel momento sabía poco de la herramienta ya que la vi cuando la lanzaron y antes de existieran las opciones de tener la aplicación alojada en remoto (en aquellos días te vendían una máquina con la aplicación). Lo único que pude ver entonces es que podían presumir de tener un excelente diseño.

Mucho han cambiado las cosas desde entonces y resulta que ahora Joyent pertenece Textdrive, una respetable empresa de hosting que hizo posible que esta aplicación este alojada en sus servidores y que podamos pagar mucho menos por usarla.

En un primer momento me resistí mucho a probarla, porque no hay un trial disponible y tienes que contratar directamente el producto. Sin embargo, fue entonces cuando pedro me habló de una oferta increible que se llama Joyent Core. Digamos que por los $15 dolares que antes costaba Joyent mensualmente ahora te van a regalar también unas cuantas cosas más:

I’ll say it another way: $15 per month gets you web hosting (5gb, 5 databases, 5 domains, 5gb of bandwidth), online storage (5 users and 5gb), and email, calendar, address book, files and all the other applications in the pipeline (5 users and 5gb). The same will be true for our $50 and $100 per month tiers (with higher database, domain, bandwidth, user and storage allocations).

¿Pero porqué te has pasado a Joyent?

Bueno, después de toda esta introducción gigante os resumo porque he decidido pasarme a Joyent.

Esta aplicación permite algo que no permite ningún producto de 37signals y que además se ajusta muy bien a nuestras necesidades. Estas palabras de Loogic lo resumen muy bien:

Joyent Connector es una aplicación que integra gestión de Correo Electrónico, Calendarios, Contactos, Archivos y Directorios de Favoritos y está especialmente orientada a la PYME y equipos de colaboradores con la necesidad de compartir información de modo eficaz y en tiempo real a través de la web.

Ya llevamos un día entero usándolo y si bien todavía están terminando de pulir algunas cosas (se nota como no paran de trabajar en ella), el simple hecho de que Pedro esté involucrado ya es toda una garantía y además es una herramienta preciosa y agradable de usar.

¿Qué tiene todo esto que ver con 37signals?

Bueno, Basecamp cada día tiene más usuarios y en un gesto de codicia extrema, no sólo han ido buscando la manera de cobrarte más por lo mismo, sino que además ya me tiene podrido. Es un descaro absoluto que usen el dashboard de Basecamp para seguir intentando venderme cosas.

Para mi han pasado de ser idolos a villanos cegados por la ambición. En cuanto se acaben los proyectos en los que estamos inmersos cancelaré mi suscripción a Basecamp y Backpack.

¿Más pruebas?, en todos estos años NO SE HAN DIGNADO A TRADUCIRLO AL ESPAÑOL. ¿Se puede ser más prepotente?.

¿Joyent sirve para sustituir Basecamp?

No. Joyent es para uso interno, no es una aplicación de gestión de proyectos, pero para eso ya tengo el sustituto perfecto: Activecollab

Es gratis, lo puedo instalar bajo mi dominio (¿en la cuenta de Textdrive que me regalarán?), es opensource, y lo puedo modificar y personalizar a mi gusto.

Disclosure para los mal pensados

La cuenta de Joyent que tenemos en el estudio la hemos pagado nosotros, no he recibido descuentos ni ningún tipo de incentivo por escribir esta nota, simplemente que por fin tengo un conjunto de herramientas que me permiten decir esto tranquilamente: ¡Hasta nunca 37signals!

Me quedá de hecho un sabor amargo por haber apoyado tanto a 37s en el pasado, que han demostrado que pasar de héroes a villanos es sólo cuestión de no saber poner límites a la ambición. Tendré que tener más cuidado la próxima vez que me busque un ídolo.

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Checklist para días de mucho trabajo

Ser un profesional independiente tiene sus ventajas y sus desventajas.

Algo que podría ser considerado como desventaja es que el grado de responsabilidad adquirido es mucho mayor y al final es uno mismo el que logra o no logra que al final del día esté todo hecho.

Si a esta circunstancia le sumamos que en mi caso trabajo con plazos de entrega (que intento garantizar) y por otro lado todas las distracciones que hay a dos clicks de distancia, los días en los que realmente estás tapado de trabajo y obligaciones requieren un extra de disciplina.

Aquí va un pequeño checklist de cosas que me ayudan a superar esos días:

• Cierra tu lector de feeds. Nada distrae más que saber que tienes decenas o cientos de noticias interesantes que leer. Ni se te ocurra pensar en “voy a ver sólo los títulos”, antes d que te des cuenta estarás escribiendo comentarios, metiendo links en del.icio.us o mirando fotos en flickr.
• No abras tus clientes de mensajeria instantánea a menos que sea necesario. Si lo abres, ponte como “ausente” y contesta sólo lo que realmente esté relacionado con el trabajo que tengas que hacer ese día. Si es algo importante, pide que te manden un mail.
• Marca los mails que puedas necesitar ese día (yo uso las estrellitas de Gmail), ignora el resto de los mensajes. Intenta chequear tu mail en intervalos no inferiores a una hora (a menos que lo necesites), si puedes cerrar el cliente de correo, mejor.
• Durante unas horas olvida que tienes un blog. Que si comentarios, que si estadísticas de tráfico, que si adsense etc. Por que desatiendas el blog unas horas no va a pasar nada.
• Si tienes 5 cosas que hacer no dejes la más grande para el final. Tampoco intercales actividades. Terminar una de las cosas (y tacharlas de tu to-do list) te motiva más que haber avanzado en todas pero no haber resuelto ninguna.
• A menos que sea estrictamente necesario, apaga tu movil. En mi caso particular se que casi todo el mundo tiene el teléfono de mi oficina, si realmente necesitan hablar conmigo me acabarán localizando ahí.
• Las pausas que no sean de más de 10 minutos. Nunca te pongas delante del televisor al tomarlas. Aprovecha ese descanso para planificar lo que te queda por hacer.
• No mires la hora. Trabaja hasta que sientas que no puedas más. Si crees que al final lo has conseguido, comprueba una vez más que has hecho todo lo que tenías que hacer.
• Una vez que realmente hayas terminado, aprende a disfrutar la satisfacción que da lograr lo que uno se propone.

A mi hoy me ha funcionado muy bien. ¿Qué otras cosas recomendáis?

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