5 cambios sencillos que me han ayudado a incrementar mi productividad

En el pasado fueron muchas las veces que dije o pensé estoy saturado. Sin embargo, no fue hasta el primer trimestre de este año que me di cuenta que antes me quejaba de vicio. Al final llegué a un punto de no tener fines de semana, no ver televisión, estar contestando mails 3 minutos después de haberme levantado, no actualizar mi blog por más de dos meses y perder mucho contacto con los amigos y la calle en general.

En el último mes y medio he cambiado decenas de cosas y ahora, ya veis, trabajando incluso con más clientes que antes, tengo tiempo para de vez en cuando escribir anotaciones, rediseñar, usar twitter y afortunadamente, muchas otras cosas más.

Me encantaría poder contar absolutamente todo, pero aparte de que hay cosas que prefiero guardarmelas para mi, no todo es muy “exportable”. Ahora bien, hay algunas cosas que si que puedo recomendar y que me están ayudando mucho.

• Consolidar las fuentes de información que tienen que ver con mi trabajo. Durante meses he estado manejando mi correo electrónico via web. Gmail Profesional y una segunda cuenta en Gmail. Aparte, tenía a Basecamp enviandome notificaciones por correo. Ahora lo tengo todo consolidado en un solo lugar, gracias a Thunderbird 2.0, en el que tengo todo mi correo y además estoy suscrito únicamente a los feeds de goplan (siguiente punto explico más) que es mi gestor de proyectos. Otro día si hay tiempo podría dar más detalles de cómo le saco partido a todas las características de Thunderbird.
• Usar un gestor de proyectos que se ajustara a mis necesidades. Pese a que me disgustan algunas políticas de 37signals me ha costado muchísimo deshacerme de Basecamp. Lo intenté primero con Joyent y ActiveCollab pero no se adecuaba bien, le faltaban cosas. Después de mucho probar el ganador ha sido Goplan. Tiene practicamente lo mismo que basecamp, es más barato (aunque el precio no ha sido un criterio de selección) y tiene un maravilloso sistema de tickets, que lo estaba necesitando mucho para dar mejor servicio a nuestros clientes. Así que, buscad lo que más os sirva, no lo que sea más bonito o barato.
• Un monitor más grande (y con más resolución). Dos pantallas incrementan la productivdad, un monitor bien grande a mi ha servido más que tener varios. Pasé de estar trabajando con los 17″ del powebook + los 19″ de un Flatron a usar casi de forma exclusiva el Apple display de 23″. Con la suficiente resolución (1920×1200) la necesidad de dos monitores decrece. Aún así, si encima puedes combinarlo todo, mejor. Gracias a Synergy tengo ahora los tres monitores controlados por un único teclado y ratón (el de 19″ quedó conectado a un PC).
• Dejar Safari y pasarme a Firefox. Jamás pensé que escribiría eso, pero ahora que lo hice no me arrepiento. Safari es una maravilla para navegar ocasionalmente, pero firefox (si tienes buena máquina) tiene mucho más potencial. Ya solo por el nuevo plugin de del.icio.us y el de web developer vale la pena el cambio.
• Lo más importante, optimizar mi entorno de trabajo. Todas las otras cosas descritas pueden hacerse relativamente rápido, pero hay algo que me ha llevado casi un mes: fabricarme el despacho perfecto. La perfección es algo subjetivo, así que lo primero que tienes que saber es qué consideras que es necesario para que tu entorno de trabajo sea ese lugar idílico e inspirador. En mi caso, lo más importante es el orden. No me mal entiendan, no me refiero solamente a tener una mesa tan despejada como sea posible, sino hablo de orden meticuloso y sostenible. Ahora mismo, no tardaría ni 30 segundos en encontrar cualquier cosa que pueda necesitar mientras trabajo: un driver, un cable, un adaptador, un post-it, un número de teléfono, una cifra, lo que sea. Yo antes me conformaba con tener una idea de dónde estaban las cosas, pero hay un abismo entre eso y saber exactamente dónde está lo que necesitas.

Hay quien podría pensar que el último cambio no es sencillo. No lo es, si piensas que sencillo es lo mismo que rápido. Yo todos los días durante un mes dedicaba una hora al día a asegurarme que no hubiera un CD/DVD sin etiquetar, luego a separarlos por contenido, luego a buscar un sitio donde guardarlos y donde poder guardar todo lo que vaya a grabar en un futuro. Así con todo, todo, todo. No es difícil, tedioso tal vez, pero ha sido lo mejor que he hecho en los últimos años. Hacedlo y no os arrepentiréis.